奖励旅游，作为企业激励优秀员工、激励代理商、客户，增强员工、代理商和客户的荣誉感的重要形式，越来越受到了企业的重视。
　　伴随着中国经济的高速发展，海外旅行目的地的逐步增多，企业在海外举办奖励旅游活动的频率在增加，规模在扩大。如何在相对陌生的海外有效地做好奖励旅游活动，对活动的策划者和组织者提出了更高的要求。
　　一次奖励旅游活动的成功举办是企业和各级供应商共同努力的结果，涉及多方面的因素。其中奖励旅游的会前考察对于活动的成功举办具有重要的意义。
　　那么，如何做好奖励旅游的会前考察呢？

一、 策划方案
　　现在，假如你就是本次奖励旅游活动的项目组长，你将如何完成此次考察工作呢？
　　首先，你手里必须有一份本次奖励旅游活动的策划方案。没有一个成型的策划方案，会前考察和奖励活动都将是无源之水和无本之木。
　　作为组织者，你需要把你的创意、经验和本次奖励旅游活动的目的、主题、规模等要素进行组合，形成一份讨论稿。在此基础上，和企业所有参与此次项目的团队成员进行讨论，细化；同时和旅行社、会奖公司等各方供应商进行初步沟通，听取他们能提供的方案和服务，把你的策划方案丰富成为一张工作流程表、一张行程计划表和一张工作计划分解表。
　　策划阶段不要过早地判断你的创意是否一定可行或一定不可行，将你创意中不确定的部分标记出来，这将是此次行前考察的一个重点工作。与众不同的新亮点也许就会从中产生呢。
拿着你的策划方案和各种工作表，开始考察的其他准备工作吧。

二、 考察组成员
　　你的经验和同行的经验已经让你意识到，一个优秀的团队会让你的工作完成地更加出色。同样的道理，不要指望你或某个人能单独进行考察工作并使此次活动成功。
　　那么一个优秀的会前考察团队需要谁的参与呢？没错，专家。这不是一次奖励旅游，这是奖励旅游的会前考察，它只需要专家的参与。
　　你，项目负责人，当然是必须的，因为最终所有的工作都要经过你的同意才能实施。在考察期间的很多调整和改变是需要现场决策的，你应该在那里，负起你的责任。
　　旅行专家，他需要负责考察所有航班安排和海外各个旅行目的地之间的公路旅行和水路旅行的安排，评估这些旅行所耗费的时间、衔接是否顺畅、是否合乎本次奖励活动的要求。也许他要和旅行社及航空公司根据整体方案的变动情况来决定是否保持原定方案或进行适时调整。
　　酒店专家，他需要考察评估各家备选酒店的住宿安排和酒店环境是否符合本次活动的要求，酒店是否能够满足对VIP客人的安排，确定最终使用的酒店；同时考察评估日常餐饮和重要宴会的整体环境、就餐环境和餐饮的标准是否符合活动的要求。
　　策划专家，他需要考察评估奖励活动的备选场地和重要宴会的场地是否能够和策划方案完美地结合，同时考察评估当地会奖服务供应商的技术支持能力和实施水平。
　　技术专家，他需要考察评估在各项重要活动中当地提供的技术设备和国内自带设备的兼容性，各个重要活动场地的技术保障的难度和可行性。
　　翻译人员，确保考察团队和目的地各类供应商之间的有效沟通。 当然，根据本次活动的重要性，可以安排一人多职或多人一职。但是，团队整体必须具备以上的各项专业能力，才能保证考察活动的成功。

三、 行程计划
　　建议安排不少于4-5天的时间来完成本次会前考察工作。
　　出发之前，不妨尝试和目的地的旅游部门和旅行协会联系，他们也许会提供给你非常好的建议和意想不到的惊喜呢。
　　按照你的奖励活动的顺序来安排你的行程吧。只有顺着拟定的行程全部走上一趟，你才会发现各个环节的衔接是否顺畅。无数的惨痛教训提醒我们，经常是各个环节的衔接问题让我们焦头烂额的。
　　如果你有几个旅行目的地的话，在每个地点至少安排半天的时间来进行备选酒店的考察评估，因为也许找到一家合适的酒店是最浪费时间的工作。
　　在每个项目上要求安排一次和供应商的会议。建议你和每个供应商的合作人员有初步的沟通，认识他们，留下名片，记住他们的名字和工作职责。这样做的话，未来在活动现场的应急调整中你将能得到他们的积极配合。同时，沟通中的信息衰减和信息扭曲是不可避免的，把你的想法和要求直接传递给每一个合作者，要比供应商回去后重新开会传递你的要求更加准确有效；与此同时，这些从事具体工作的各级人员会给你更符合现场实际情况的建议，毕竟你要使用的现场的工作一向是由这些人来布置实施的，你将来的现场也是他们在操作。

四、 旅行考察
　　从现在计时，你的考察开始了。
　　收拾好你的行李，尽量带全，记录下你的必备物品和携带物品。如果考察活动ā中发现有遗漏的物品，记录清楚。因为参与活动的客人记性绝不会比你更好。携带物品建议可是将来参会手册上必不可少的内容。
　　按照拟定的航班时间，确定提前出发的时间量。团队的时间耗费只会比你用的时间更长。团队越大，在旅行准备上耗费的时间只会越长，集合和等待的时间也许比一次飞行的时间更长；而且将来你不能落下一位伙伴，也不能让一位伙伴耽误所有人的旅行。根据实际情况，考虑好将来集合的方式和要求，记下来，以备写进参会手册。
　　确定机场候机、安检、通关的各项要求和各环节的时间量，同时考察VIP的时间安排是否合适。和旅行社或机场沟通，保证VIP和大队伙伴候机安检通关时间的衔接，最好能确定将来三方此项工作谁来负责接待陪同。
　　登上飞机，开始感受你所乘坐的航班。不妨确定一些相对舒适的座位号码，将来要求旅行社把这些座位预定给团队中有特殊需求的伙伴，或许他们个子高一些，或许他们强壮一些，或许他们对舒适程度的要求要苛刻一些。不是刻意减肥的话，抓紧时间品尝机上安排的餐饮，看看餐饮安排的丰富程度和口味，这和你下飞机后的第一餐的安排时间和丰盛程度可有关系啊。国际航班会有免税购物的项目，看看都有什么好东西，也许可以化解旅途的寂寞呢；同时记着要和目的地的免税店和购物店做个比较，何不记着将来提醒你的伙伴，给大家一个好建议啊。
　　下了飞机，注意海关会问你的问题和检查的项目。这些在不同的旅行目的地会有很大的不同，避免因为无意和误会造成大麻烦。在团队中彼此互相携带行李是常见和无法避免的，如果有人携带违禁品，可能给整个团队带来消极影响。
　　趁着等行李的时候，安排人考察机场环境，是否将来能做个漂亮的欢迎仪式。如果可以，就赶快定下来，顺便安排好负责人选。
在考察行程中，你可能会通过航空、陆路、水路来进行各个目的地之间的旅行。按照同样的原则进行考察吧，可别给忘了。
　　返程航班基本相同，同时根据企业惯例，关注欢送仪式和回国后的欢迎仪式的规模大小和布置。

五、 酒店考察
　　飞了好长时间，大家都累了，那就先住下来吧。
　　你出发之前拟定的方案中，肯定会有一家比较满意的酒店，那就先是它吧。看看从机场过来的时间，看看沿途风光，感受短途大巴的舒适程度，看看酒店大堂会给你惊喜或震撼吗？入住手续办理的简单快捷吗？客房布置满意吗？如果你不满意，那你的伙伴也不会满意。
　　除非下半夜或需要倒时差，否则收拾行李，沐浴更衣，换上你的职业装，开始考察吧。
　　按照拟定入住标准，考察酒店各个标准的房间，别嫌麻烦，把它们看个遍。和预定部的职员了解酒店在活动期间能够提供的房间标准、数量和楼层位置，也许酒店提供给你的房间不能满足你的团队的需求，也许VIP对房间标准和楼层有不同的要求。
　　考察你可能用到的各项酒店设施的充足程度和方便性，再谈谈酒店能免费提供给你的服务。同时可以坐下来喝一杯，品尝酒店提供的餐饮，你总会用到酒店的餐饮，要么早餐，要么宴会，要么VIP的宵夜。
　　即使你非常满意，不要表示出来，先放一放。接下来你一定要去一到两家备选酒店看看。然后选择一家最适合你的活动的酒店，开始正式开会讨论你的各项要求吧，预定部、客房部、行李部、餐饮部等，能来的都来，看他们能做到什么程度。能定的，现场就定下来吧。
　　如果备选酒店你都不太满意，那你就惨了，因为接下来你要看更多的酒店，半天可能都不够用，那有什么办法，前期准备没做好呗。

六、 宴会考察
　　一次奖励旅游活动，会安排一到两次的主题宴会。强烈建议宴会安排在下榻的酒店之中。因为团队越大，整体移动的时间成本越高，毕竟活动的时间有限。除非你能找到一个非比寻常的地点，能让你的主题宴会是如此的与众不同。
　　宴会的效果，绝大多数在于主题的设计，营造的现场氛围，环境的配合程度和流程、环节的安排等是否能够给人留下深刻的印象。吃什么菜品不一定是关注的重点。不过你也可以反其道而行之，专心在菜品上下功夫，让人对你的饮食安排留下更深刻的印象，但是风险要大一些。
　　宴会场地的选择标准，简而言之，高大全。
　　空间感首先来自一定的浪费。酒店500人标准的宴会厅，如果你真的安排坐满500人，满满腾腾地，肯定不会有好的视觉效果。800人的宴会厅坐进去500人，有了空间感才能做其他文章。再说舞台搭建，也是需要一定的空间的。
　　宴会厅的空间挑高一定要和你所需要的场地规模匹配。宴会的参加者越多，场地越大，对高度的要求越高。一个大面积、低高度的宴会厅，让人产生的压抑感会抵消你的很多心血。反过来，人数不多场地狭小，过高的高度同样让人会感觉很不自在。
　　宴会厅的各项设施要求齐全。舞台、音响、灯光要能满足主题宴会的要求，各种设备的接口要齐全，保证宴会设计的效果能够体现出来。
　　宴会规格、着装要求、宴会主题和宴会流程对宴会的风ā格会产生制约，彼此之间必须协调。在异国他乡举办一场中国传统风格的宴会，或者入乡随俗办一场所在国风格的宴会，或者办一场国际标准风格的宴会，都是非常不错的选择。考虑活动目标，考虑供应商能提供的服务水平，考虑你的创意，做出选择吧。

七、 会议考察
　　根据奖励活动的性质的不同，每次活动的环节不尽相同。产品推介会、客户联谊会、表彰会、颁奖会、交流研讨会、工作总结会、论坛，不一而足。
　　所有的参会者都自觉不自觉地会拿这次会议和他个人所参加过的最满意的会议进行比较。正所谓“一千个人心中有一千个哈姆雷特”，众口难调。所以此环节你的工作量一定不会小。
　　此项环节必不可少，但时间有限，所以会议安排一定要短小精悍，千万不要拖沓。如果7天时间6天会，建议你还是在公司所在地开吧，效率又高成本又低。花费诺大的成本，在海外专门召开会议，除非是国际化的会议，孰无必要。
　　如果本次会议是长期连续性的年会中的一场，首先要考虑会议的一贯风格，在主要环节上保持一致，突出会议的系统性。可以考虑在个别的细节部分，显现此次会议的特点。例如会场的地点是否有特殊的含义，会场的环境是否特别契合会议的氛围，会场的布置彰显会议的主题和要求等等，不必求多，有一到两个特点即可。
　　如果会议的各项标准都由你定，那你先确定发言人吧。毕竟大家是带着耳朵来的。权威的发言人，让人回味的讲演内容，是会议成功的首要因素。
　　会场的环境契合会议要求，不必一味追求场面的宏大。产品展示会，会场的环境要求相对简单，更多的是要精心的设计展厅、展台来准确的体现产品的特点；客户联谊会，环境的布置和环节的设计要能更准确的体现平等的地位和客户至上的氛围；表彰会，宏大的场景设计和庄严隆重的氛围能给予被表彰者强烈的荣誉感；交流研讨会，便于沟通的布置和完善的沟通设施来使参会者快速达成共识；论坛，充分体现演讲者和参与者的专业性和权威性。
　　总体来说，在符合会议要求的基础上，依据会场环境的现有特点，设计一到两个精彩的环节或者亮点，体现此次会议的不同，给参会者留下值得回味的东西，就达到了会议的目的。

八、 综合考察
　　音效和灯光效果的专业性和技术性非常强，体现在宴会和会议的各个环节，能有力地提升会议的效果，掩饰现场的某些不足，需要认真的对待。
　　任何一段视频资料，如果配上不同的音乐和音效，就会产生截然不同的效果。同样的场地或差异不大的场地，设计不同的音效、灯光配合，会产生非常不同的效果。俗话说“境由心生”，VIP客人走上舞台中央，随着音乐的变幻，铿锵有力的音乐让员工会心潮澎湃、热血沸腾，舒缓轻柔的音乐会让客户产生亲近的感觉。演讲人激情澎湃，背景配乐应当隐含金鼓之声；演讲人深情回顾，背景配乐饱含柔情；演讲人的情绪被音乐激发，听众渐渐的被引入演讲人的心灵深处，彼此产生共鸣，效果自然不同凡响。
　　根据音效的需求，灯光配合无间，或者聚焦追光于一人一景，或者灯光大亮，烘托辉煌效果，自然也能调动现场气氛和观众的情绪。观众被现场环节的设计而吸引，一则关注于活动本身，同时也使现场的不完善的地方被大家忽视。
　　为了保证现场效果，技术专家必须和供应商的技术负责人进行直接沟通，确认现场设备所能达到的技术极限，以便将来在此范围内进行特殊效果的设计。
　　摄影和摄像是大型活动的历史记录。技术专家需要通过和供应商的技术负责人沟通并进行现场考察，确定对摄影和摄像是否能提供足够的技术保障。如果不理想，可能要自行携带很多设备，增加很大的工作量。同时技术专家要判断是保障现场效果还是保证将来的视频资料的效果，因为很多时候受设备的制约，现场的音效和灯光和保证后期视频资料效果是有冲突的。
　　如果参会人数较多，选择一个合适的地点拍摄纪念照，也许会很麻烦。建议在某个全员出席的活动之后进行，否则集合排队的时间之长，会让你头痛，更会让先到场的客人不满意。而活动场地本身和周围，选择一个适合照相的地点往往不容易；偏偏国外照集体照的概念不同，转机和架子用的不多，找到一个合适的图片社也不容易。还是要努力啊。找吧，反正你也不能从国内带一堆照相的架子过去。
　　会议通讯本来具有信息量大和及时通讯多的特点，海外活动的通讯就更麻烦。在考察中，一定要确定和海外供应商的沟通方式，记下更多的供应商员工的姓名、工作职责、电话号码、传真和电子邮件地址，把你的联系方式留给他们。记着提前购买会议服务人员的当地移动电话号码，这样可以在出行手册中公布他们，便于国内在会议期间的沟通联络和会议期间的沟通联系。如果有需求，考虑同时为VIP准备当地的电话号码。

九、 方案的确认和修改
　　在整个的行程中，随时拿出你的策划方案、工作流程表、行程计划表和工作计划分解表进行对照落实，一项不能落下。根据考察结果和会谈结果，随时细化和更新你的表格。对于能够确定的项目，当ā场确定双方的工作人员和工作时间表。
　　对于重要活动和重要环节，在确定场地、设施、设计方案等因素后，要考虑备选方案。例如户外进行的主题晚宴，一定要考虑天气状况带来的影响。一旦情况产生变化，能有补救的措施。
　　根据考察的实际情况来调整你的方案，因为没有哪次活动的方案是完美无缺的，总有你意想不到的情况会发生。坐在12月寒冷的北京的办公室里策划方案，你肯定会觉得在阳光温暖的户外进行游戏是多么美妙的享受；当你站在热带中午火辣的阳光下，你才突然发现当初的决定是多么的愚蠢。
　　即使你的经验无比丰富，方案切合实际，可是没准随着时间的推移，此次活动会产生新的要求。如果你没有备选方案和变通的余地，风险太大了。
　　所以认真纪录你的所见所闻，仔细地进行现场实地考察，开放式地讨论和交流，及时修改完善原定方案，提高本次奖励旅游活动方案的可操作性。这正是你进行会前考察的原因和目的。
　　按照以上介绍的方案策划、人员配备、行程安排、旅行考察、酒店考察、宴会考察、会议考察、综合考察等方面进行细致的准备，认真的考察，及时合理的修订你的活动方案，必将为本次奖励活动的成功举办，打好坚实的基础。